Umfassende Bestandsaufnahme Mithilfe von Drittanbietersoftware

HERAUSFORDERUNG

Ein unabhängiger technischer Prüfverband musste sein Anlagevermögenregister aktualisieren, um die Finanzberichterstattung zu unterstützen, die Nachverfolgung von Vermögenswerten zu verbessern und die Einführung eines neuen Vermögensverwaltungssystems vorzubereiten.

Ursprünglich war geplant, etwa 14.000 Vermögenswerte auf dem 61.000 m² großen Campus zu prüfen, der sich über neun Gebäude mit gemischter Nutzung erstreckt. Aufgrund veralteter Aufzeichnungen und nicht erfasster Anschaffungen verdoppelte sich die tatsächliche Anzahl der Vermögenswerte jedoch fast auf 30.000, was einen äußerst flexiblen und skalierbaren Partner erforderte.

WARUM RGIS?

Die technische Prüfgesellschaft entschied sich für RGIS aufgrund der nachgewiesenen Fähigkeit, genaue, groß angelegte Anlageninventare unter Verwendung von Drittanbietersystemen nach Bedarf durchzuführen. Die Fähigkeit, schnell geschultes Personal zu mobilisieren, flexibel in verschiedenen Gebäudetypen zu arbeiten und eine saubere Datenerfassung zu gewährleisten, machte RGIS zum idealen Anbieter für dieses präzisionsorientierte Projekt.

UNSERE LÖSUNG

RGIS lieferte eine mehrphasige Anlageninventarlösung, die auf die Anforderungen und die Softwareumgebung des Kunden zugeschnitten war:

• Integration von Drittanbietern: Alle Bestände wurden direkt in die vom Kunden gewählte Softwareplattform erfasst, die auf RGIS-Geräten installiert war.
• QR-Code-Erfassung: Die Vermögenswerte wurden mithilfe von QR-Codes gescannt, wobei für unlesbare oder fehlende Tags Ausweichverfahren vorgesehen waren (Erstellung neuer Etiketten, Kennzeichnung als „defekt“ in SharePoint usw.).
• Datenanreicherung: Jeder Artikel wurde nach Möbeltyp, Zustand und Standort (Gebäude, Etage, Raum) klassifiziert. Für nicht aufgeführte oder besondere Artikel wurden Fotos und Notizen hochgeladen.
• Strukturierte Einführung: Die Bestandsaufnahme begann im Oktober und wurde nach umfangreichen Schulungen und Scoping-Meetings vor Projektbeginn im Dezember abgeschlossen.
• Folgeumfang: Nach der Identifizierung von mehr als 30.000 Gegenständen erteilte der Kunde im Januar einen zweiten Auftrag um den Inventarisierungsprozess abzuschließen und die Berichterstattung für den Aufsichtsrat zu aktualisieren.

ERGEBNISSE

• Echtzeit-Transparenz: Der technische Überwachungsverband kann nun Bewegungen und Aktualisierungen von Vermögenswerten sofort in seinem Buchhaltungssystem verfolgen.
• Datengestützte Überwachung: Die Inventardaten sind nun für die Berichterstattung auf Aufsichtsratsebene zugänglich und strukturiert.
• Operative Erkenntnisse: Die Prüfung ergab, dass sich der bestehende Anlagenbestand mehr als verdoppelt hatte, was auf Unstimmigkeiten in der internen Buchführung hindeutete.
• Skalierbare Erfahrung: Die Mitarbeiter von RGIS erwarben weitere Fachkenntnisse in der Prüfung von Systemen von Drittanbietern und der Verwaltung großer Anlagenmengen, die nun auf die gesamte Kundengruppe übertragen werden können.
• Kundenzufriedenheit: Der Kunde lobte die Genauigkeit, Flexibilität und Professionalität des RGIS-Lieferteams, zu dem Bereichsleiter, Bezirksleiter und über 10 Auditoren gehörten.

FAZIT

Der technische Überwachungsverein profitiert nun von einem aktuellen und integrierten Anlagevermögenregister, wodurch sowohl die interne Rechenschaftspflicht als auch die externe Compliance verbessert wurden. Das neue System ermöglicht es dem Kunden, seine Aufzeichnungen künftig selbstständig zu führen, und dieses Projekt hat die Grundlage für eine mögliche Zusammenarbeit innerhalb des gesamten Netzwerks des Kunden geschaffen.