Bestandsgenauigkeit wird häufig vor allem als operatives Thema betrachtet. Stimmen die gezählten Mengen mit den Zahlen im System überein? Gibt es Differenzen? Wurde die Inventur korrekt durchgeführt?
Doch die wirtschaftliche Bedeutung geht weit darüber hinaus.
Wenn der Bestand im System nicht der Realität entspricht, beeinflusst dies nicht nur die Datenqualität. Falsche Bestandsinformationen können dazu führen, dass Waren zu spät nachbestellt werden, Produkte nicht rechtzeitig verfügbar sind und Verkaufschancen verloren gehen.
Genau diesen Zusammenhang hat eine Untersuchung von ECR Retail Loss und der IRI Working Group analysiert.
Bei 65 % der untersuchten SKUs wurden Bestandsungenauigkeiten festgestellt
Für die Studie wurden mehr als 24’000 SKUs bei elf grossen Einzelhändlern untersucht.
Das Ergebnis ist bemerkenswert:
Bei 65 % der untersuchten SKUs bestanden Ungenauigkeiten zwischen dem physischen Bestand und den im System hinterlegten Bestandsdaten.
Besonders relevant sind dabei Situationen, in denen das System mehr Ware ausweist, als tatsächlich vorhanden ist.
Ein einfaches Beispiel:
- Systembestand: 640 Stück
- Tatsächlicher Bestand: 565 Stück
- Die Differenz beträgt 75 Stück.
Auf den ersten Blick muss das niemandem auffallen. Das Produkt befindet sich weiterhin im Regal und möglicherweise auch noch im Lager. Für Kunden und Mitarbeitende entsteht zunächst kein offensichtlicher Hinweis darauf, dass etwas nicht stimmt.
Das System arbeitet jedoch mit einem um 75 Stück zu hohen Bestand.
Wird dieser Fehler nicht erkannt, kann sich der Zeitpunkt verschieben, zu dem eine Nachbestellung ausgelöst wird. Während das System noch von einem ausreichenden Bestand ausgeht, nähert sich der physische Bestand bereits einem kritischen Niveau.
Aus einer unsichtbaren Datenabweichung kann so später ein Verfügbarkeitsproblem entstehen.
Nach der Bestandskorrektur stiegen die Verkäufe um 11 %
Die Untersuchung analysierte auch, was passiert, wenn solche Abweichungen korrigiert werden.
Nach einem umfassenden Audit und der Korrektur der Bestandsdaten wurde über einen Zeitraum von zwei Monaten ein Umsatzanstieg von 11 % beobachtet.
Besonders interessant: Ein relevanter Verkaufseffekt zeigte sich bei Artikeln, bei denen das System zuvor mehr Bestand ausgewiesen hatte, als tatsächlich vorhanden war.
Der Zusammenhang ist nachvollziehbar.
Wenn ein System von höheren Beständen ausgeht, kann ein notwendiger Nachschub später erkannt oder ausgelöst werden. Nach einer Bestandskorrektur entspricht die Datengrundlage wieder besser der Realität – und operative Entscheidungen können auf verlässlicheren Informationen basieren.
Die Untersuchung macht damit einen wichtigen Punkt deutlich:
Bestandsgenauigkeit ist nicht nur eine Frage korrekter Zahlen. Sie kann Einfluss auf die Verkaufsleistung haben.
Wie entstehen Bestandsabweichungen?
In der Praxis entsteht eine grössere Differenz häufig nicht durch einen einzigen Fehler.
Kleinere Abweichungen können sich über Wochen oder Monate summieren.
Typische Ursachen können beispielsweise sein:
- nicht oder verspätet erfasste Warenbewegungen,
- Fehler bei Wareneingängen oder Umlagerungen,
- beschädigte oder abgeschriebene Artikel, die nicht korrekt ausgebucht wurden,
- Retouren, die nicht vollständig im System erfasst wurden,
- Schwund oder Verlust,
- Mengenabweichungen bei Lieferungen,
- oder wiederkehrende kleine Prozessfehler im Tagesgeschäft.
Eine einzelne Abweichung erscheint möglicherweise unkritisch.
Problematisch wird es, wenn sich physischer Bestand und Systembestand Schritt für Schritt voneinander entfernen.
Je länger solche Differenzen unentdeckt bleiben, desto stärker können sie operative Entscheidungen beeinflussen.
Besonders relevant bei verderblichen und schnell drehenden Artikeln
Die Untersuchung zeigte zudem, dass verderbliche Produkte häufiger von Bestandsungenauigkeiten betroffen waren.
Das ist nachvollziehbar: kurze Haltbarkeit, Abschriften, Handling und schnelle Warenbewegungen erhöhen die Komplexität.
Gleichzeitig zeigte die Studie, dass gerade solche Produktgruppen besonders von einer Korrektur der Bestandsdaten profitieren können.
Für Händler kann es deshalb sinnvoll sein, nicht ausschliesslich auf eine jährliche Gesamtinventur zu setzen, sondern besonders kritische Produktgruppen zusätzlich gezielt zu überprüfen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- schnell drehende Artikel,
- verderbliche Produkte,
- hochwertige Waren,
- Artikel mit häufigen Bestandskorrekturen,
- oder Produkte, bei denen physische Verfügbarkeit und Systemdaten wiederholt voneinander abweichen.
Inventur nicht nur als jährlichen Pflichttermin betrachten
Eine Inventur liefert zu einem bestimmten Zeitpunkt ein genaues Bild des tatsächlichen Bestands.
Der grössere Mehrwert entsteht jedoch dann, wenn diese Informationen genutzt werden, um wiederkehrende Abweichungen sichtbar zu machen und mögliche Ursachen zu erkennen.
Bestandsprüfung kann deshalb mehr sein als das Zählen von Artikeln.
Je nach Ausgangslage können unterschiedliche Ansätze sinnvoll sein: von einer vollständigen Bestandsaufnahme über gezielte Kontrollen einzelner Warengruppen bis hin zu regelmässigen Prüfungen besonders kritischer Bestände.
Dabei geht es nicht zwingend darum, jeden Artikel häufiger zu zählen.
Entscheidend ist vielmehr die Frage:
Wo ist das Risiko einer Bestandsabweichung besonders hoch – und wo können die wirtschaftlichen Folgen besonders gross sein?
Von der Bestandsaufnahme zur Bestandsqualität
Für Unternehmen stellt sich deshalb eine weitere Frage:
Wie lässt sich verhindern, dass sich zwischen zwei Inventuren erneut grössere Abweichungen aufbauen?
Ein möglicher Ansatz besteht darin, Inventurergebnisse und wiederkehrende Bestandsabweichungen systematisch auszuwerten.
So können beispielsweise Warengruppen, Standorte oder Prozesse sichtbar werden, bei denen Differenzen besonders häufig auftreten.
Aus einer punktuellen Bestandsaufnahme kann damit ein kontinuierlicher Blick auf die Qualität der Bestandsdaten entstehen.
Statt erst dann zu reagieren, wenn ein Problem offensichtlich wird, können Unternehmen gezielter dort prüfen, wo die Wahrscheinlichkeit einer Abweichung besonders hoch ist.
Die entscheidende Frage ist nicht nur, ob Ihre Bestände stimmen
Die Ergebnisse der ECR-Untersuchung zeigen, wie eng Bestandsgenauigkeit und Umsatz miteinander verbunden sein können.
Natürlich bedeutet dies nicht, dass jede Bestandskorrektur automatisch zu einem Umsatzanstieg von 11 % führt.
Die Studie macht jedoch eines deutlich:
Wenn das System mehr Ware ausweist, als physisch tatsächlich vorhanden ist, kann dies Nachschubprozesse beeinflussen, spätere Out-of-Stock-Situationen begünstigen und Verkaufspotenzial ungenutzt lassen.
Bestandsgenauigkeit ist deshalb weit mehr als eine administrative Kennzahl.
Sie beeinflusst Warenverfügbarkeit, operative Entscheidungen und letztlich auch die Fähigkeit eines Unternehmens, vorhandene Nachfrage tatsächlich in Umsatz umzuwandeln.
Vielleicht lautet die wichtigste Frage daher nicht: „Wie genau sind unsere Bestandsdaten?“ Sondern: „Wie viel Umsatz verlieren wir, weil unsere Bestandsdaten nicht genau genug sind?“ Wie zuverlässig sind Ihre Bestandsdaten?
