Wie bereitet man sich auf eine Inventur vor?
Die Möglichkeit, eine Übersicht über die genaue Anzahl der Lagerpositionen zu erhalten, die Ihr Unternehmen besitzt, erlaubt Ihnen den tatsächlichen Bestand, den Sie in Ihre Geschäftsbücher aufnehmen müssen, zu bestätigen. Dies ermöglicht Ihnen Abweichungen zu erkennen und diese frühzeitig mit der Lagerverwaltung/ -leitung und dem Controlling zu beseitigen.
Das Wissen über Ihre Warenbewegungen und Ihre Ware werden Ihnen ermöglichen, fundierter Entscheidungen hinsichtlich beschädigter Ware, Diebstahlquote, Umschlagshäufigkeit und aktueller Lagerprozesse zu treffen.
Es ist unglaublich wichtig, sich auf eine Inventur vorzubereiten. Die unten stehenden Regeln zeigen auf, wie der reibungslose Ablauf einer Inventur gewährleistet werden kann.
1. Festzulegen sind die unternehmenszugehörige Ware und der Ort für die Bestandsaufnahme.
Bestimmte Ware wurde einem Kunden bereits in Rechnung gestellt, allerdings hat der Kunde die Ware noch nicht erhalten, sodass diese weiterhin auf Lager ist. Darüber hinaus erhält das Lager/ Geschäft weiterhin Ware, die noch nicht erfasst ist. Stellen Sie sicher, dass Ware, die an verschiedenen Standorten gelagert wird oder sich momentan in der Kommissionierung befindet, auch verbucht wird.
2. Die Verkaufs-/ Lagerfläche muss ordentlich und sauber sein. Artikel sollten übersichtlich gelagert werden.
Sie sollten Etiketten an den Regalen anbringen, um Unterschiede bzgl. der Lagerplätze und der Warenarten deutlich zu machen. Sofern es für Sie relevant ist, geben Sie Ihren Aufnehmern klare Leitlinien für die Aufnahme, z.B Inventurbeginn und -ende an einem bestimmten Ort/ in einem bestimmten Bereich.
3. Hilfsmittel für die Bestandsaufnahme.
Inventurlisten–diese stellen dar, aus welchen Einzelartikeln sich die Gesamtbestände zusammenstellen.
Abschreibungslisten – bitte überprüfen Sie immer den Zustand der Ware, die Sie zählen.
Manuelle Zählung – dies ist erforderlich wenn bei einzelnen Artikeln die Barcodes fehlen. Diese müssen aufgeschrieben werden um das Zählen zu ermöglichen.
Addieren – Zahlen addieren und die Abweichungen prüfen.
Handscanner- nur für Ware mit Barcode.
4. Erlauben Sie keine Radios, Handys, iPods und Unterhaltungen.
Solche Ablenkungen führen leicht zu Fehlern während der Bestandsaufnahme.
5. Jeder Artikel muss aufgenommen werden. Bitte schätzen Sie nie!
Es mag sehr mühsam sein, jedoch ist es notwendig beim ersten Mal eine hundertprozentig genaue Aufnahme vorzunehmen. Vergessen Sie nicht Kartons zu öffnen; auch wenn auf der Box ein Etikett befestigt ist auf dem steht „in dieser Kiste befinden sich 75 Artikel” bedeutet dies nicht, dass der Bestand in der Box korrekt ist.
6. Vergleichen Sie den aufgenommenen Warenbestand mit den aktuellen Aufzeichnungen in Ihren Geschäftsbüchern. Überprüfen Sie erneut die Diskrepanzen.
Notieren Sie sich alle Abweichungen und verfolgen Sie diese weiterhin, um die Gründe für die Abweichungen bestimmen zu können.
7. Aktualisieren Sie Ihre Aufzeichnungen.
Ist die Inventur abgeschlossen, aktualisieren Sie bitte den aufgenommenen Warenbestand in Ihren Geschäftsbüchern. Eine gut organisierte Inventur wird zu einer minimalen Unterbrechung sowie genauen Warenbeständen führen und bietet eine bessere Grundlage, um fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können.